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liangdahuai39的博客

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关于我

退休十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第十章 Excel网上共享  

2012-02-05 21:24:29|  分类: Excel实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第十章  Excel网上共享

 

多数单位都建立了局域网,网上办公(无纸办公)已成主流。但如何在网上共享Excel,可以说是“各有各的高招”。目前多数同志是用传真的方法,将打印好的Excel工作表传到对方去,对方填写好了以后再传回来,收到对方的报表以后,再把数字输入到自己的工作表中去。因对方的数据是人工计算的,经常在输入对方的数据,发现对方的数字计算有误后,还要通知对方更正。即便对方是从局域网将报表传过来,也习惯地把它打印出来,再输入到自己的工作表中去。现就Excel网上共享作一些探讨:

一、在工作表中划分编辑区域

有的工作表的“行”或“列”区域,是要分单位填报的。为防止相互填写的错误,现以(E10-01:资产管理项目清理进度表)为例,介绍给每一个填报单位都设置编辑区域的方法。

                           Excel办公实用操作技术(10) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客

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1、表中“B4:F4”单元区域是“南岛公司”填写的区域,点击菜单栏:“工具→保护→允许用户编辑区域”,在(E10-02:允许用户编辑区域)中点击“新建”,在(E10-03:新范围框)的“标题”下输入“南岛公司”,在“引用单元格”下输入“B4:F4”,然后在“区域密码”下输入密码,确定后在(E10-04:确认密码)的“重新输入密码”下再次输入相同的密码,确定后接着:

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2、在出现的“允许用户编辑区域”对话框中点击“新建”,出现“新范围”对话框,再按照上述方法,对营山公司进行“标题、引用单元格、区域密码”的设置。

3、将最后一个单位的“允许用户编辑区域”设置完后,点击“允许用户编辑区域”左下的“保护工作表”命令,并在其“取消工作表保护时使用的密码”下输入密码,确定后再次输入相同的密码,确定退出后即完成对整个工作表的编辑区域设置。

4、当用户在设置了“允许用户编辑区域”工作表的任意单元格中进行输入操作时,即出现(E10-05:取消销定区域)框,并提示“请输入密码以更改此单元格”。

 

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5、在Excel XP菜单栏任意位置上的右键菜单上,点击“保护”命令,即可调出一个“保护”菜单(见右图),上有“锁定单元格、允许用户编辑范围、保护工作表、保护工作簿、保护并共享工作簿”五个命令按钮。在用菜单上的命令设置“允许用户编辑范围”(见E10-03)。

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因为即是单张工作表,也是存在于一个工作簿之中的,要将这张工作簿共享到局域网上,还要进行工作簿的共享设置。接下:

二、工作簿的共享设置

(一)保护工作表

工作簿是由单张或多张工作表组成的(E10-06:工作簿中的工作表标签),在共享之前先要分别对每张工作表进行保护。方法是,打开的工作表的菜单栏点击:“工具→保护→保护工作表”,在其对话框中的“取消工作表保护时使用的密码”下输入密码,确定后再次输入相同的密码,再次确定后即完成对工作表的保护。当在保护后的工作表中进行输入操作时,即出现(E10-07:拒绝输入的提示)。

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对工作表单元格(域)的保护还可按照“第六章  七、”的有关操作方法。

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(二)一般共享

如果想让所有使用单位都可对工作簿有“设置、启用、关闭共享和修订记录保护”的权限,可自菜单栏点击“工具→共享工作簿”,在其(E10-08:共享工作簿对话框)的“编辑”中勾选“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”,确定后的(E10-09:提示框)中提示“此操作将导致保存文档。是否继续?”,确定后即可在标题栏上看到[共享]字样,告知工作簿共享设置成功。

(三)保护共享

为防止随意修改共享工作簿,对重要的工作簿可采用保护共享设置。方法是,自菜单栏点击“工具→保护→保护共享工作簿”,在(E10-10:保护共享工作簿)对话框中,勾选“以追踪修订方式共享”,可输入密码也可不输入密码。确定退出后又出现(E10-09:提示框),再确定后,在标题栏上同样有[共享]字样。

以上(二)和(三)的两种共享方法不同之处在于,前者在取消共享时不需要密码,后者在取消共享时则需要提供密码。

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       (四)编辑共享工作簿

做好以上设置后,就可将共享工作簿放入局域网的共享文件夹中,供多个用户同时进行编辑。用户只要在共享文件夹中找到文件,就可以对它编辑,即是多用户同时打开工作簿也不会相互影响。对于工作表,不同用户只能使用密码编辑自己的区域,以避免在保存文档时发生冲突。

不同用户可以使用不同版本的Excel,但必须使用Excel 97或更高的版本。

(五)修订的运用

1、修订的显示方式

如果需要在共享工作簿中,显查看其他用户的编辑结果,可自菜单栏点击“工具→修订→突出显示修订(E10-11:突出显示修订框)”,可按需要对“突出显示的修订选项”中的“时间、修订人、位置”进行设置。

“时间”中有“全部、从上次保存开始、无、起自日期”各项的设置。

“修订人”中有“每个人、除我之外每个人、及本人”各项的设置。

“位置”如果不选,就等于对工作表所有位置进行了显示方式的设置。

2、查看修订记录

如果对工作表进行了“在屏幕上突出显示修订”的设置,则修订过的单元格左上角会显示一个小三角,当光标进入这个单元格时,会有出现一个框(见右图)在一旁显示出修订的时间和内容。

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3、接受或拒绝修订

进入设置有“突出显示修订”的工作表上,自菜单栏选“工具→修订→接受或拒绝修订”,在(E10-12:按受或拒绝修订1)点击确定后,出现(E10-13:按受或拒绝修订2),并在对话框中提示这是“对文档所做的X个更改中第1个”,并在文字框中说明修改人、时间以及所修改的内容。这时可以按照下面的“接受、拒绝、全部接受、全部拒绝、关闭”五个命令,并根据需要进入处理。

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