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liangdahuai39的博客

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关于我

退休十年了,在家无事可做,每天上电脑玩。有时也帮别人用“Excel”给做些统计表,退体后的时间里约做过100多种统计表。我做这些统计表的目的是让别人的工作更轻松,只求别人满意,从不收取一分钱。我从来就把别人让我做的事看成是一种乐趣,没事干反而难受。

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第一章 Excel简介  

2012-02-05 20:52:08|  分类: Excel实用操作 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  第一章  Excel简介

 

一、Excel的主要性能

Excel是一个功能极强的表处理软件,并兼有数据库功能。

Excel可根据计算机内存允许,同时打开多个工作簿,本人曾顺利地打开过50个工作簿。但应注意的是,在任何时候打开的工作簿都应少一些为好。特别是对于那些有大量数据的文件。每个工作簿可容255张工作表(具体容量依据计算机内存大小定)。工作表由列(英文字母表示)、行(数字表示)交汇组成。每张工作表有256列(从A,AA-AZ,BA直到IV),65536行,16777216个单元格;每个单元格可容字符32000左右(或汉字16000左右)。有函数320个,其计算精确度达小数后14位,能方便地进行工作表内的二维运算,并能满足工作表与工作表之间、工作簿与工作簿之间三维运算;能方便地做出各种三维图表。能方便地同Word文字处理等多种软件转换、链接数据。初学Excel之后,你会放弃对算盘、计算器的使用;用Excel做过几张统计表之后,你会觉得Excel直观易学、直接方便、功能强大、图表美观。是办公应用中最佳的表处理软件。

二、Excel的运用等级

Excel的运用等级分为一般运用和高级运用。Excel的一般运用,是指日常办公中不用编程的运用;Excel的高级运用,是指用Visual Basic等软件程序编写程序的运用。

本书所涉及的内容仅属于一般运用的范畴。

三、Excel窗口界面

(一)Excel窗口界面总体说明

Excel屏幕顶部为“当前文件标题栏”,依次往下为“菜单栏”,“工具按钮栏”,“格式按钮栏”,后两栏的上下位置是可以自定义的。当光标停留在常用工具或格式按钮栏上的命令按钮时,会自动显示其用途。紧靠格式按钮栏的下一栏,其左为“名称框”、右为“编辑栏”,编辑窗口的上栏为“列标栏”、左边为“行标栏”、行标栏上部与列标栏左部交会处为选定全屏按钮,窗口右边为“垂直滚动条栏”、滚动条的上端是“垂直分裂条”;在窗口下部首栏,由左向右依次为“工作表标签选择按钮”、“工作表标签栏”、“标签分裂框”、“水平滚动条”、最右端是“水平分裂条”;窗口往下的第二栏是“编辑状态栏”,它显示编辑进行中的状态,向右有“快速计算显示窗口”,再向右的“NUM”字样处为“快速计算工具”。光标所在单元格(区)出现的边框称为“选定单元格(区域)”,边框右下角有个“+”号,称为“填充柄”。整个窗口以网格线显示(见E1-01:Excel窗口界面)。位于
“开始”菜单右栏,称为“托盘”,它以按钮形式存放不同程序所打开文件。

     

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(二)重新定义Excel菜单及按钮栏

1、关于常规的菜单及按钮栏

Excel常规菜单栏、工具及格式按钮栏仅是一组推荐形式,在实际运用中,菜单栏的菜单名目可增可减、工具及格式按钮栏的栏目数也可增可减,如工具按钮栏常规放置于第二行,但可以将它放置到第三行,还可以放在窗口的左边、右边或下边。又如格式按钮栏常规放置在第三行,但也可任意改变其放置位置。工具及格式按钮栏中的所有按钮,可随时用自定义的方法添加或减少。如果要知道工具及格式按钮的用途,只要将光标停留在按钮上,就可显示出按钮的用途;还有一些是很直观并且一看就会使用的按钮,在此就不作更具体的解释。

2、自定义Excel菜单及按钮栏

经常有一些操作,需要自菜单栏进行多层选项,才能找到应用命令。频繁进行这样的操作,势必要浪费很多时间。例如我们要解除对某单元格(域)的锁定,就要从菜单栏选“格式→单元格→在出现的“单元格格式”对话框中选→保护→用鼠标左键点击“锁定”前复选框,将复选框内的“Excel办公实用操作技术(1) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客”去掉,过程繁多。如果我们通过自定义的方法将“锁定”命令按钮放在工具栏上,不仅方便了很多,而且也很直观。自定义Excel菜单栏可从两个方面进行。

(1)重排Excel菜单、工具和格式按钮栏
       Excel菜单栏是可以根据使用者的需要,随时进行重新编排的。方法是自菜单栏选:视图→工具→自定义(见E1-02:自定义工具对话框)→命令→类别(或工具→自定义→命令)→选所需命令→“用鼠标左键拖”到菜单、工具或格式按钮栏;也可在自定义进行中打开菜单栏上的某一个菜单,将常用的工具或格式按钮,拖到打开的下拉式菜单中;还可以从打开的菜单中将其中的工具或格式按钮拖到其他的菜单中去。对暂时用不着的工具或格式按钮,可拖回到“自定义”对话框上将其取消。

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(2)自定义一个Excel菜单

方法是自菜单栏选:“工具→自定义→工具→新建→新建工具栏→自定义1→确定”,然后自“类别”对话框中选不同的类别→再自“命令→类别”对话框中选自己需要的命令,用鼠标左键拖到新建的菜单栏中,完成后关闭自定义对话框,自定义菜单就建成了(见E1-03:自定义工具栏式样)。Excel XP没有自定义菜单的功能。

自定义的菜单栏可以改名,方法是选:“工具→自定义→工具栏→重命名”,在“重命名工具栏”对话框中,可对“自定义1”改名为其他名称。


       自定义的工具栏,可以拖到窗口的之上或窗口之下,作为常设工具栏,也可任意在窗口中拖放,也可以退出。退出后的自定义菜单,用鼠标右键点击窗口上部的任意位置,即可在出现的对话框中调出使用。

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E1-03图是根据平时工作的实际情况自定义工具栏。各工具按钮的用途,自左向右分别是:设置单元格格式、增大字号、减小字号、深色底纹、浅色底纹、追综引用单元格、移去引用单元格追综箭头、摄影、粘贴格式、粘贴数值、内容重排、锁定单元格、下对角线、插入行、删除行、插入列、删除列、选定当前区域、网格线开关。每一个人可根据自己的需要去自定义自己工具栏。

注:用鼠标右键点击选定单元格(区域)时,可出现一个快捷菜单。建议在制表操作中尽量使用“鼠标右键单击”选定的单元格(区域)后所出现的快捷菜单。

(3)在Excel XP中创建常用文档菜单

Excel的“文件”菜单,在常规情况下只能列出最近打开过的4个文件,即是通过对“工具→选项→常规→设置”,将“最近使用的文件列表”进行重设后,也只能列出9个最近打开的文件,且打开一个新的文档就会自动删除一个原来存放的文档。为此,创建一个常用文档菜单是很必要的。

第一步:定义新菜单

从工具栏的右键菜单中选“自定义→命令→类别”,让“自定义”对话框始终处于打开状态,找到“新菜单”后将他拖到菜单栏,并在“新菜单”的右键菜单上,将他改名为“常用文件”,见(E1-04:新建常用文件菜单);

第二步:向“常用文件”菜单中添加命令

从“自定义→命令→类别”菜单中选“文件”、再从“命令”菜单中将“打开”命令拖到打开的“常用文件”菜单中。在这个“打开”的右键菜单中(E1-05:“打开”的右键菜单),将他“更改按钮图像”,并“命名”为要经常打开的文件名。点击菜单上“编辑超级链接→打开”对话框(E1-06:分配超链接对话框),在“查找范围”的文件路径中找到要打开的文件,确定退出后即完成文件的链接。以后就可直接从“常用文件”菜单打开文件了。

要说明的是,自定义菜单中的命令,必须都是以“打开”命令作为唯一的命令形式进行再定义。

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(三)对Excel界面中主要设置的说明

1、名称框的用途

名称框(见E1-01:Excel窗口界面)有四个用途:

一是显示光标所在单元格名称:如光标在B8单元格位置,在名称框则显示为“B8”。

二是可定义单元区域的名称,以便用名称设置运算公式及快速查找单元域的位置。有关定义名称的具体方法见第四章、二、(五)。

三是编辑公式时可自动显示函数。如在B3单元格内输入“=”号,则在名称框内出现一个常用函数,如再用鼠标左键点击名称框的“Excel办公实用操作技术(1) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客”号便出现一个下拉式函数菜单(见E1-07:名称框和编辑栏);如果函数菜单中还是没有你需要的函数,可自名称对话框中点击“其他函数”,可在“粘贴函数”对话框(见E1-08:粘贴函数对话框)的“函数分类”和“函数名”的列表中选用需要的函数。
        四是有时用鼠标左键点击名称框的“Excel办公实用操作技术(1) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客”会出现两种名称:一是“Print_Titles”,点击它可选工作表的标题部分;二是“Print_Area”,点击它可选定整个工作表的范围。

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2、编辑栏的用途

编辑栏(见E1-01:Excel窗口界面)的用途有二:一是在单元格内输入文字、数据、编辑公式时可在编辑栏内进行编辑,修改单元格中文字、数据、及公式时,最好在编辑栏内进行。二是在单元格内编辑公式时,编辑栏内出现如图1-04中所示的“×、Excel办公实用操作技术(1) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客、=”三个选择符号,其中:“=”号是公式输入的开始;“Excel办公实用操作技术(1) - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客”号是对编辑完成公式的确认;“×”是公式编辑失败予以取消。

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         3、窗口的应用

(1)一表两窗口的设置

a 、“垂直分裂条”的应用

在对一张较长的工作表内进行首尾对照编辑时,可以使用上下两个窗口进行编辑。方法是用鼠标左键自“垂直分裂条”向下拖动,便可设置为上下两个可独立滚动的编辑窗口(见E1-09:上下窗口的设置),且上下两个窗口的大小可按需要随时调整。在此情况下,当你编辑工作表的上部时,其工作表的下部原来编辑所处的位置可保留不动,省去了上下反复查找的麻烦。退出时用鼠标左键拖动垂直分裂条,使之回到原位。

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b、“水平分裂条”的应用

在对一张很宽的工作表内进行左右对照编辑时,可使用左右两个窗口进行编辑。方法是用鼠左键自“水平分裂条”向左拖动,便可设置为左右两个可独立滚动的编辑窗口(如E1-10:左右窗口的设置),且左右两边窗口的大小可随时调整。在此情况下,当你编辑工作表的左部时,其工作表的右部原来编辑所在处的位置可保留不动,省去了左右反复查找的麻烦。退出时用鼠标左键拖动水平分裂条,使之回到原位。

注:窗口的设置是以两个可独立滚动的窗口为标志的。此时如使用“冻结拆分窗口”操作,就成了只有一个窗口可滚动了。

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      (2)窗口范围滚动的设置

在表项输入中,由于工作表超宽或超长,于是便出现看不见左表头或上表头的情况,在文字或数据输入时,常因此而发生单元格位置不对应的错误。如何在屏幕滚动时保留其左表头、上表头、或同时保留左表头与上表头,方便地进行输入操作,就必须进行“窗口范围滚动”的设置。

a.保留左表头的窗口滚动

将光标移至滚动位置的列标上用鼠标左键点击,使所选的列变黑,然后自菜单栏选:窗口→在其菜单上点击“冻结拆分窗口”(Excel 2000为“冻结窗格”),即可完成设置。撤消左右滚动的窗口冻结时选:窗口→撤消窗口冻结。

如果选择列标后,自菜单栏选:窗口→拆分窗口(Excel2000为“拆分”)此时可变为左右两个独立运行的窗口。在左右两个窗口的情况下,还可再次从菜单栏选:窗口→冻结拆分窗口(Excel 2000为“冻结窗格”),实现保留左表头的滚动。

b.保留上表头的窗口滚动

将光标移至滚动位置的行标上用鼠标左点击,致所选的行变黑,然后自菜单栏选:“窗口→在其菜单上点击“冻结折分窗口” (Excel 2000为“冻结窗格”)即可完成设置。撤消上下滚动的窗口冻结时方法同a.。

如果选择行标后,自菜单栏选:窗口→拆分窗口(Excel 2000为“拆分”)此时可变为上下两个独立运行的窗口。在上下两个窗口的情况下,还可再次从菜单栏选:窗口→冻结拆分窗口(Excel 2000为“冻结窗格”),实现保留上表头的滚动。

c.同时保留上表头和左表头的窗口滚动

将光标移到需要保留的上表头及左表头的交汇单元格处,自菜单栏选:窗口→在其菜单上点击“冻结拆分窗口” (Excel 2000为“冻结窗格”)即可完成设置。撤消窗口的冻结时方法同a.。

如果选择交汇单元格后,自菜单栏选:窗口→拆分窗口(Excel 2000为“拆分”)此时可变为四个独立运行的窗口。在四个窗口的情况下,还可再次从菜单栏选:窗口→冻结拆分窗口(Excel 2000为“冻结窗格”),实现同时保留上表头和左表头的窗口滚动。

d、快速滚动Excel XP窗口

在Excel XP的窗口中,按下鼠标滚轮,便自窗口出现一个如右图第一章  Excel简介 - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客的标志,此时将鼠标向上、下、左、右任意方向移动,窗口也随之移动。

(3)一个工作簿两个窗口的设置

因一个工作簿中有许多的工作表,尤其是在对多张工作表进行三维公式的设置中,因涉及到对多张工作表进行引用操作,反复地从工作表标签栏上去查找需要引用的工作表,显得比较麻烦。这时我们可以将一个工作簿设置为两个工作窗口,在对两个窗口中的任意一个窗口的表项操作中,都等于是对原来一个工作簿的操作。其效果是工作簿的一部分处于活动状态时,而另一部分处于静止状态,很大程度上方便了对工作表之间的引用操作。方法是:

(1)打开一个工作簿(只能在打开一个工作簿)的情况下,从菜单栏选:窗口→新建,此时窗口菜单内将一个工作簿变为同名的两个工作簿,并自动加上了编号(如E1-08:一个工作簿设置为两个窗口)。


       (2)重排窗口。从菜单栏选:窗口→重排窗口→出现“重排窗口”菜单后再选→垂直并排或水平并排→确定,即完成了同名工作簿窗口的两个窗口的设置(如E1-11:一个工作簿设置为两窗口)。

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(4)多工作簿多个窗口的设置

为方便在多个工作簿之间进行数据复制,及公式中的数据引用,可根据打开工作簿的多少,选择不同的窗口设置。

a.水平并排窗口

同时两个以上工作簿,自菜单栏选:窗口→重排窗口→水平并排→确定,完成水平并排窗口的设置(如E1-12:水平并排窗口)。

b.垂直并排窗口

同时打开两个或多个工作簿,自菜单栏选:窗口→重排窗口→垂直并排→确定,完成垂直并排窗口的设置(如E1-13:垂直并列窗口)。


      c.层叠窗口

同时打开两个或多个工作簿,自菜单栏选:窗口→重排窗口→层叠→确定,完成层叠窗口的设置(如E1-14:层叠窗口)。

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4、标签调整框的应用

标签调整框(见E1-01:Excel窗口界面),是为调整工作表标签与左右滚动条之间的间距而设置的。如想多显示几张工作表标签,可将标签分裂框向右拖;反之则向左拖。

四、工作表标签的应用

(一)工作表标签重命名

工作表标签(如E1-15:工作表标签)是用来对工作表命名的。一个工作表标签上最多可输入255个字符。在初始状态下他显示为“Sheet1、Sheet2、Sheet3”等标签。对工作表标签可按工作表的内容进行重命名。其命名方法有二:一是用鼠标左键双击标签处,使标签字符变为黑色后便可写入新的工作表标签名称;二是在标签处的右捷菜单中选择“重命名”,即可写入新的工作表名(如图1-16:命名后的工作表标签)。

注:已被变量公式所引用的工作表标签名,在重命名后,变量公式中会按重命名后的工作表标签名自动更新。

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(二)查找工作表标签

在窗口的左下角有四个“第一章  Excel简介 - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客 ”箭头按钮,是工作表选择按钮,他位于工作表标签左侧,点击最左的箭头按钮,可显示出最左的一张工作表标签;点击最右的箭头按钮,可显示出最右的一张工作表标签;按中间向左或向右的箭头按钮,可向左或向右移动一张工作表标签。如用鼠标右键单击“第一章  Excel简介 - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客 ”按钮处,便显示出工作簿中的前15个工作标签的菜单(如E1-17:工作表标签的右键菜单),可自菜单内用鼠标左键点击所选标签名,使该工作表进入编辑状态。

如要选取E1-17:菜单以外的工作表标签,可用鼠标左键单击菜单中的“其他工作表”,此时便出现一个“活动文档”对话框,可用对话框中的滚动条上下滚动查找需要编辑的工作表(如E1-18:活动文档对话框)。

(三)工作表标签的编号原则

工作表标签的编号原则是,在工作表的表名和字节都相同的情况下,其标签尾号可按1、2、3…的顺序编写;如工作表的表名和字节均不相同,则需要在编号之外加上一个半角“()”括号,E1-15中是工作表的表名和字节都不相同的编号式例。

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      (四)工作表标签的位置移动

在本工作簿移动时,一是可用鼠标左键拖动工作表标签到所要放置的位置;二是在(E1-19:工作表的右键菜单)上点击“移动或复制工作表”命令,在其对话框(E1-20:移动或复制工作表对话框)的“下列选定工作表之前”的列表中,选定移动工作表的位置,确定后即可将工作表移到指定位置。

向其他工作簿移动时,一是可同时打开两个工作簿,重排窗口,从一个窗口的工作簿中拖拽工作表到另一个窗口的工作簿去。二是在(E1-19:工作表的右键菜单)上点击“移动或复制工作表”命令,在其对话框(E1-20:移动或复制工作表对话框)的“工作簿”的列表中,选定(新工作簿)或其他的工作簿,确定后,即可移动工作表到其他工作簿。

                         第一章  Excel简介 - 快乐老头 - liangdahuai2008的博客

(五)工作表标签的复制

在本工作簿复制工作表标签:用“Ctrl+鼠标左键”拖动工作表标签到复制的位置即可完成工作表的复制。复制后的工作表将自动将编号升高一位。如将“工资表1”复制后便自动生成“工资表2”等。也可对工作表重命名。

注:重名的工作表不能重号。

向其他工作簿复制工作表标签:在(E1-19:工作表的右键菜单)上点击“移动或复制工作表”命令,在其对话框(E1-20:移动或复制工作表对话框)的“工作簿”的列表中,选定(新工作簿)或其他的工作簿,同时勾选“建立副本”,确定后,即可复制工作表到其他工作簿。

注:复制或移动的工作表的操作中,如工作表中有公式与其它的工作表或工作簿相链接,需将公式转化为数值后,才可进行移动或复制。将公式转换为数值的方法见“第二章、八、(二)、1、(2)”。

五、编辑状态栏的用途

编辑状态栏用来显示你在做什么。如:在文字输入时,它显示“输入”,输入结束时,它显示“就绪”;输入公式时,它显示“数据点”等。

六、托盘(任务)栏的用途

位于开始菜单栏左边栏,是Windows操作系统的托盘栏。无论使用什么应用程序打开文件进行编辑,被打开的文件都会在这个栏上以按钮的形式显示出来,当用光标指向一个按钮时,即影显出所打开的文件名及使用的编辑程序,复选他可进入或退出该文档的编辑状态。如果你一会儿用Excel编辑工作表,一会儿又用Word编辑文档,托盘栏就是为使用不同程序交互编辑提供这种方便。

 

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